Search results

Digital Archiving, Green IT and Environment. Deleting Data to Manage Critical Effects of the Data Deluge

The development of the World Wide Web, the emergence of social media and Big Data have led to a rising amount of data. Information and Communication Technologies (ICTs) affect the environment in various ways. Their energyconsumption is growing exponentially, with and without the use of ‘green’ energy. Increasing environmental awareness has led to discussions on sustainable development. The data deluge makes it not only necessary to pay attention to the hard- and software dimensions of ICTs but also to the ‘value’ of the data stored. In this paper, we study the possibility to methodically reduce the amount of stored data and records in organizations based on the ‘value’ of information, using the Green Archiving Model we have developed. Reducing the amount of data and records in organizations helps in allowing organizations to fight the data deluge and to realize the objectives of both Digital Archiving and Green IT. At the same time, methodically deleting data and records should reduce the consumption of electricity for data storage. As a consequence, the organizational cost for electricity use should be reduced. Our research showed that the model can be used to reduce [1] the amount of data (45 percent, using Archival Retention Levels and Retention Schedules) and [2] the electricity consumption for data storage (resulting in a cost reduction of 35 percent). Our research indicates that the Green Archiving Model is a viable model to reduce the amount of stored data and records and to curb electricity use for storage in organizations. This paper is the result of the first stage of a research project that is aimed at developing low power ICTs that will automatically appraise, select, preserve or permanently delete data based on their ‘value’. Such an ICT will automatically reduce storage capacity and reduce electricity consumption used for data storage. At the same time, data disposal will reduce overload caused by storing the same data in different formats, it will lower costs and it reduces the potential forliability.

A Sound of silence

In 2017, I introduced a new theoretical framework in Archival Science, that of the ‘Archive–as–Is’. This framework proposes a theoretical foundation for Enterprise Information Management (EIM) in World 2.0, the virtual, interactive, and hyper connected platform that is developing around us. This framework should allow EIM to end the existing ‘information chaos’, to computerize information management, to improve the organizational ability to reach business objectives, and to define business strategies. The concepts of records and archives are crucial for those endeavours. The framework of the ‘Archive–as–Is’ is an organization–oriented archival theory, consisting of five components, namely: [1] four dimensions of information, [2] two archival principles, [3] five requirements of information accessibility, [4] the information value chain; and [5] organizational behaviour. In this paper, the subject of research is component 5 of the framework: organizational behaviour. Behaviour of employees (including archivists) is one of the most complicated aspects within organizations when creating, processing, managing, and preserving information, records, and archives. There is an almost universal ‘sound of silence’ in scholarly literature from archival and information studies although this subject and its effects on information management are studied extensively in many other disciplines, like psychology, sociology, anthropology, and organization science. In this paper, I want to study how and why employees behave as they do when they are working with records and archives and how EIM is influenced by this behaviour.

Digital archiving & compliance

Within eGovernment, trust in electronic stored information (ESI) is a necessity. In the last decades, most organizations underwent substantial reorganization. The integration of structured data in relational databases has improved documentation of business transactions and increased data quality. That integration has improved accountability as well. Almost 90% of the information that organizations manage is unstructured (e.g., e-mail, documents, multimedia files, etc.). Those files cannot be integrated into a traditional database in an easy way. Like structured data, unstructured ESI in organizations can be denoted as records, when it is meant to be (and used as) evidence for organizational policies, decisions, products, actions and transactions. Stakeholders in eGovernment, like citizens, governments and courts, are making increasing demands for the trustworthiness of this ESI for privacy, evidential and transparency reasons. A theoretical analysis of literature of information, organization and archival science illustrates that for delivering evidence, reconstruction of the past is essential, even in this age of information overload. We want to analyse how Digital Archiving and eDiscovery contribute to the realization of trusted ESI, to the reconstruction of the past and to delivering evidence. Digital Archiving ensures (by implementing and managing the ‘information value chain’) that: [1] ESI can be trusted, that it meets the necessary three dimensions of information: quality, context and relevance, and that [2] trusted ESI meets the remaining fourth dimension of information: survival, so that it is preserved for as long as is necessary (even indefinitely) to comply to privacy, accountability and transparency regulations. EDiscovery is any process (or series of processes) in which (trusted) ESI is sought, located, secured and searched with the intent of using it as evidence in a civil or criminal legal case. A difference between the two mechanisms is that Digital Archiving is implemented ex ante and eDiscovery ex post legal proceedings. The combination of both mechanisms ensures that organizations have a documented understanding of [1] the processing of policies, decisions, products, actions and transactions within (inter-) organizational processes; [2] the way organizations account for those policies, decisions, products, actions and transactions within their business processes; and [3] the reconstruction of policies, decisions, products, actions and transactions from business processes over time. This understanding is extremely important for the realization of eGovernment, for which reconstruction of the past is an essential functionality. Both mechanisms are illustrated with references to practical examples.

The theoretical framework of the ‘archive-as-Is’

Urban Vitality Open Science Support Desk

Deze rapportage omvat de evaluatie van de pilot Open Science Support Desk (OSSD). Het bemensen van de OSSD is een van de activiteiten die erop gericht zijn om de kwaliteit van het onderzoek dat uitgevoerd wordt in de faculteiten Gezondheid (FG), Bewegen, Sport en Voeding (FBSV) en Digitale Media en Creatieve Industrie (FDMCI) te ondersteunen in het kader van de SIA SPRONG subsidie Mensen in Beweging die in 2018 werd toegekend. Bij de OSSD kunnen Urban Vitality onderzoekers terecht voor individueel advies over kwantitatief en kwalitatief onderzoek, open science en over datamanagement. Deze evaluatie bestrijkt de pilotperiode tussen september 2019 en juni 2020. De evaluatie richt zich op:1. De mening van de gebruikers over de dienstverlening van OSSD;2. De motivatie van niet-gebruikers om geen gebruik te maken van OSSD;3. Het inventariseren van wensen van (potentiële) gebruikers voor OSSD diensten;4. Het geven van aanbevelingen voor de organisatie en toekomst van de OSSD diensten. GegevensverzamelingGegevens zijn verzameld m.b.v. twee verschillende vragenlijsten: Eén vragenlijst voor gebruikers van OSSD en één vragenlijst voor niet-gebruikers die wel tot de doelgroep horen.Daarnaast zijn gegevens gebruikt die in een excel databestand zijn bijgehouden over de dienstverlening, zoals aan wie waarover advies is gegeven en hoeveel tijd daaraan is besteed.ResultatenOSSD-gebruikers waren zeer tevreden over onze diensten en hoe deze werden geleverd. Iets minder hoog scoort de duidelijkheid van waarmee men bij de OSSD kan aankloppen. De onderzoekers die geen gebruik hadden gemaakt van de diensten van de OSSD wisten niet dat hij bestond, waarvoor ze bij de desk terecht kunnen, of hadden geen vragen. Een kanttekening is hierbij dat slechts een kwart van de niet-gebruikers de vragenlijst hebben ingevuld.Een meerderheid van de gebruikers en niet-gebruikers lijkt geïnteresseerd in deelname aan journal clubs, hulp bij literatuur zoeken en inloopspreekuren. Verder zijn onder OSSD-gebruikers de belangrijkste onderwerpen voor nieuwe dienstverlening journal clubs over statistiek, datavisualisatie, kwalitatieve analyse, kwalitatieve onderzoeksmethoden, kwantitatieve methoden en open science-tools. De belangrijkste taken voor de OSSD zijn volgens zowel gebruikers als niet-gebruikers advies, co-auteurschap en (data-) analytische ondersteuning. Conclusie De OSSD is geraadpleegd door ongeveer de helft van de potentiële gebruikers. De onderzoekers die advies hebben gekregen zijn (zeer) tevreden over de inhoud van de adviezen en over andere aspecten van de dienstverlening, zoals snelheid van reageren op vragen en de sfeer waarin de consultaties werden uitgevoerd. Daarnaast bestaat er een relatief grote groep die geen gebruik heeft gemaakt van de OSSD. De belangrijkste reden voor het niet gebruiken van de desk lijkt onbekendheid. Dit heeft mogelijk te maken met de huidige onduidelijke positie en inbedding van de OSSD.  Aanbevelingen1. Formaliseer de OSSD binnen het Urban Vitality Center of Expertise (UV) of op faculteitsniveau2. Stroomlijn de rol van de OSSD in de procedures voorafgaand aan en na toekenning van subsidie en stem deze af met IXA3. Neem de 14 Open Science principes op in het UV-beleid4. Zorg er (middels beleid) voor dat de OSSD in een vroeg stadium bij nieuwe onderzoeksvoorstellen betrokken wordt5. Vervul tijdig de vacature die ontstaat voor een kwalitatief methodoloog6. Formaliseer de posities van privacy officer en informatiespecialist binnen OSSD7. Maak glashelder welke lectoraten de OSSD bedient8. Maak bij een promotieproject duidelijk welke verantwoordelijkheden liggen bij de verschillende instellingen die bij de promotie betrokken zijn9. Maak een toegankelijk content management systeem om inzicht te hebben in en te kunnen leren van lopend onderzoek10. Bespreek dit rapport en de aanbevelingen in de stuurgroepen van MiB en van UV en in het management van FG, FBSV en FDMCI.

Global Governance in Practice – what skills are needed for (future) global governance professionals?

Our approach is multi-actor and solution driven: • We study global problems with the people directly involved in those problems. • We study what those people do, how they do it, and how their practices can be improved. • This allows us to unpack global governance into more local practices of new and underrepresented actors, and • to develop new collaborative solutions to global problems through communities of practice • using research methods such as interviews, surveys, focus discussion groups, archival work, and citizen science